ワークフロー自動化は、テクノロジーを使って反復タスクを処理し、プロセスを合理化することで、チームがより戦略的な仕事に集中できるようにします。
例えば、新規顧客との契約書を作成する場合、通常、契約書のドラフトを作成し、関連する詳細を入力し、条件を微調整し、PDFなどのフォーマットに変換し、承認と署名のために送信します。
これらのステップの多くは人為的エラーに左右される。しかし、ワークフロー自動化では、フォームに入力するだけで、あとはシステムが処理し、契約書を作成し、電子署名のために送信し、すべてを追跡します。
マッキンゼーのアンケートによると、次のようになる、 66%の組織がすでに自動化を試験的に導入している を様々なビジネスユニットで試験的に導入している。ワークフローの自動化は、このトレンドの重要な部分である。とは異なり ビジネスプロセス自動化 ワークフロー自動化は、より広範なプロセスを対象とし、プロセス内の個々のタスクの合理化に焦点を当てる。
より価値のあるタスクに集中するために人材を無料化するために、ワークフローの自動化に役立つツールと例を理解しよう。
ワークフロー自動化の基本
ワークフローの自動化は、面倒な手作業のステップをスムーズな自動プロセスに変え、生産性を向上させ、あなたの生活を楽にします。しかし、ワークフローを構成する方法は非常に多く、最適なアプローチを見出すのは頭を悩ませることでしょう。
ワークフローの3つのタイプ
- シーケンシャルワークフロー： シーケンシャルワークフローでは、仕事はあるステップから次のステップへと一直線に進む。例えば、オンライン注文の処理では、支払いを確認し、商品を梱包し、発送する。単純明快で、定型的なタスクに最適です。これらのワークフローは、注文処理、請求書の承認、従業員の入社式など、ステップが決まっていて結果が概ね予測できるルーチンタスクに最適です。
- ステートマシン・ワークフロー: ステートマシン・ワークフローでは、特定の条件に基づいて仕事の状態が変化します。例えばカスタマーサポートのチケットは「新規」から始まり、「アサイン」、「進行中」、「解決済み」、あるいは「再オープン」となる。柔軟性があり、より複雑なシナリオにも対応できる。
- ルールベースのワークフロー： ルールベースのワークフローでは、あらかじめ定義された基準に基づいて仕事が進められます。例えば、ローン申込はクレジットスコア、収入、その他の要因に基づいて承認または拒否されるかもしれません。これらのワークフローは適応性が高いため、不正検知、保険金請求処理、ダイナミックプライシング戦略など、複数の意思決定ポイントを持つ複雑なシナリオの処理に適しています。
ワークフローの3つの構成要素
ワークフローは通常、スムーズで効率的なオペレーションを保証する3つの重要なコン ポーネントで構成されます。これらのコンポーネントは以下の通りです：
- ワークフローを開始するために必要なすべてのデータ、情報、リソースから構成される。これにはカスタムリクエスト、コンテンツ概要、原材料などが含まれます。この入力の質は最終結果に直接影響する。異なる入力ソースには、特定の処理方法が必要です。例えば、デジタル入力は迅速に処理できるが、物理的な入力はスキャンや手入力が必要な場合がある。
- プロセス：* これは、入力を望ましい出力に変換するために必要な一連のステップまたはアクションを指します。目標を定義し、それをタスクに分解し、順序を決め、責任を割り当て、期限を設定し、進捗を監視する。タスクによって必要なアプローチは異なるため、カスタマイゼーションが重要である。リーンやシックスシグマのような確立されたプロセス管理手法は、効率と品質のためにビジネスワークフローを最適化するのに役立つ。
- アウトプット：* アウトプットはワークフローからの最終成果物であり、文書、生産物、または完了したプロ ジェクトである。アウトプットを明確に定義し、定期的にレビューすることで、アウトプットが仕様を満たしていることを確認し、チームメンバー間の強力なコミュニケーションとコラボレーションを維持することで、高品質な結果を達成する。
ワークフローがどのように機能するかを説明するために、次のワークフローを見てみましょう。 ワークフロー図 典型的な資本支出（CapEx）要求プロセスの図である。従業員がリクエストの詳細を記載したフォームを提出するところからすべてが始まる。このフォームはまず、最初の承認を得るために所属部署のマネージャーに送られる。
経由 統合する 承認されると、リクエストは必要な資金に基づいて評価され、適切な財務承認者が決定されます。最終承認を受けると、要求された情報はアカウントシステムに転送されます。これにより、購買や経費追跡などの追加アクションがトリガーされる可能性があります。
このステップ・バイ・ステップのプロセスにより、すべてのCapExリクエストが効率的に処理され、財務管理にクリアされ、承認サイクルを通じて明確な可視性が維持されます。
ワークフロー自動化10例
ワークフローを自動化することで、様々な部門の効率性と生産性を飛躍的に向上させることができます。 知識労働者の66 自動化によって、よりエキサイティングなプロジェクトに集中できるようになったと答えている。
では、具体的な10項目を挙げてみよう。 ワークフロー自動化の例 様々なビジネス分野でのワークフロー自動化の例。
1.プロダクトライフサイクルワークフロー
製品のライフサイクルとは、製品が誕生してから陳腐化するまでの道のりのことである。この旅には通常、導入、成長、成熟、衰退の4つのフェーズが含まれる。人の介入を最小限に抑えてタスクを実行する自動化は、これらのフェーズを大幅に効率化することができる。
自動化により、新製品がリリースされた際のテストを迅速化し、その機能と互換性を確保することができる。また、需要が高まるにつれて、注文、在庫、顧客からの問い合わせを効率的に管理することもできる。
2.カスタマーサポートワークフロー
ワークフロー自動化のメリットは、カスタマーサポートに最も顕著に表れています。チケットのルーティング、解決の追跡、レスポンスの生成などのタスクを自動化することで、ビジネスは顧客の問題に迅速に対処し、より複雑な問題にスタッフを割くことができます。
自動化されたチケットシステムを作成することができます。顧客がクエリを送信すると、それが即座にデジタルチケットに変換され、適切なエージェントに割り当てられ、さらに顧客に自動承認が送信されます。これにより、対応時間が短縮され、問題が未解決になることがなくなります。
3.買掛金ワークフロー
買掛金は、企業の支払いを管理する部門です。これには、請求書の受領、正確性の確認、承認の取得、サプライヤーへの支払いが含まれます。従来、これらのプロセスは紙ベースでエラーが発生しやすい手作業であり、遅延やフラストレーションの原因となっていました。
自動化により、請求書はスキャンされ、デジタルデータに変換され、元の注文書と自動的に比較される。すべてが一致すれば、システムは承認のためにそれをルーティングする。承認されると、支払いが電子的に生成・送信され、手作業による小切手や封筒が不要になります。
4.経費承認ワークフロー
従来、経費報告書の作成には時間がかかり、手作業によるデータエントリーや紙ベースのワークフローを含むため、人為的なエラーが発生しがちでした。これは財務チームに負担をかけ、経費精算を遅らせ、財務の可視性を妨げます。
自動化された経費承認ワークフローにより、効率性と正確性を大幅に向上させることができます。例えば、「50ドル未満の経費は自動承認、50ドル以上200ドル未満の経費はチームリーダーにルーティング、200ドルを超える場合はマネージャーの承認が必要」といった自動化ルールを導入することで、プロセスを効率化することができます。これにより、財務チームはより価値の高いタスクに集中できるようになり、従業員への経費精算もタイムリーに行えるようになります。
5.新入社員のオンボーディングのワークフロー
新入社員のオンボーディングには、重要な情報の収集、タスクの割り当て、第一印象の確認が含まれます。従来、このプロセスは手作業で時間がかかり、エラーになりがちでした。
例として、新入社員が内定を承諾した場合、自動化により、人手を介さずに人事、財務、ITシステムに新入社員の情報を直接入力することができます。次のステップや必要書類を含む歓迎電子メールは、自動的に作成・送信される。オリエンテーション・ミーティングのスケジュールやメンターの割り当てさえも自動化できるため、人事部門は従業員体験の充実、優秀な人材の獲得、歓迎される企業文化の醸成に集中できる。
6.給与ワークフロー
従業員数が500人の会社があるとしよう。従来、給与計算は、仕事時間を手作業で入力し、残業時間を計算し、税率を適用し、各従業員の給与明細を作成していました。これには時間がかかり、エラーも発生しやすい。
給与計算には、ワークフロー自動化ソフトウェアを使用することができる：
1.勤怠管理システムから従業員の勤怠データを直接インポート 2.事前に定義されたルールと税テーブルに基づいて、賃金、残業代、控除額を自動的に計算する。 3.ボタンをクリックするだけで給与明細と口座振込ファイルを作成 4.人件費、納税義務、その他の給与メトリクスに関するレポート作成による分析
この自動化により、手作業の時間を大幅に削減し、エラーを減らし、給与データに関する貴重な洞察を得ることができます。
7.リード管理ワークフロー
リード管理には、最初の接触からコンバージョンに至るまで、リードの獲得、スコアリング、育成が含まれます。手作業によるリード管理には膨大な時間がかかり、効率を妨げ、貴重な機会を逃す可能性があります。自動化は、反復的で努力の必要な手動タスクを処理することで、このプロセスを強化します。次のようなことに優れている企業をご存知ですか？ リードナーチャリングに優れている企業は、33%低いコストで50%多くの販売可能なリードを生成しています。 ?
プロジェクト管理ソフトウェアを販売するSaaS企業の例を見てみよう。この会社は、自動化を使ってリード生成プロセスを合理化することができる。例として、誰かがその無料ソフトウェアをダウンロードしたとき、そのソフトウェアにアクセスする。 プロセスマップテンプレート を使えば、彼らの情報は自動的に取り込まれ、CRMシステムに追加される。
ダウンロードされたテンプレートの種類に応じて、リードには潜在的な利子を示す特定のスコアが割り当てられる。そのスコアが高ければ、即座に営業担当者のフォローアップとコンバージョンのためのルーティングが行われる。これによりリードタイムが短縮され、リードが漏れることがなくなり、営業はリードのコンバージョンと最も有望な見込み客とのエンゲージに集中することができます。
8.購読者をセグメントするワークフロー
マーケティングは自動化を使用して、利息、好み、または行動に従って、購読者をグループに分類することができます。このパーソナライズされた戦術は、あなたのメッセージがその瞬間に個人に届くことを保証し、その重要性と効果を高めます。
例：スキンケアブランドは、肌のタイプによって購読者を分類することができます。脂性肌の人には脂性をコントロールするための機能を、乾燥肌の人には保湿効果の高い商品を電子メールで勧める。自動化は、肌タイプや過去の購入履歴などの情報をもとに、購読者を関連するカテゴリーに振り分けることで、このプロセスを簡素化する。こうすることで、無関係なプロモーションを全員に浴びせることなく、ターゲットを絞った電子メールを配信することができる。
9.セールスパイプラインワークフロー
営業担当者が適切なタイミングで適切な案件に集中するためには、営業パイプラインを最新かつ正確に保つことが重要です。パイプラインを手作業で追跡・更新するのは、猫の群れのように、物事を見失いがちです。
自動化されたワークフローは、この混沌としたプロセスをよく動く機械に変えることができます。例えば、営業担当者が取引を閉じたとする。CRMの案件フェーズフィールドを手作業で更新する代わりに、契約書に電子署名した時点で、システムが自動的に案件を「閉じた」カテゴリーに移動させることができる。これにより、正確性を確保し、時間を節約し、重要な情報が漏れるのを防ぐことができる。
10.カスタマーライフサイクル管理（CLM）ワークフロー
CLMは、ブランドを知ってから忠実な支持者になるまでのカスタマーの旅を理解することです。CLMは、認知、製品についての学習、購入、購入した製品の楽しさ、そして最終的な他者への推奨といったフェーズに分けることで、このジャーニーのマップを作成するのに役立つ。
これを簡単にするために、自動化を利用することができる。例えば、誰かがあなたのブログを読み、ニュースレターに登録した場合、自動化によって彼らを「新規学習者」とラベル付けすることができる。その後、彼らが何かを購入すれば、「カスタム」のフェーズに移行させることができる。このようなステップを追跡することで、それぞれの顧客に合わせたメッセージやオファーを提供し、より強いリレーションシップを築き、熱狂的なファンになってもらうことができる。
ワークフロー自動化のビジネス分野別導入例 中小企業の88 中小企業の88% /%href/ が、自動化によってより迅速に業務を進めることで、大企業との競争に打ち勝つことができると回答しています。繰り返しの多いタスクを自動化することで、効率を高め、一貫性を確保し、より戦略的な活動に時間を割くことができます。このセクションでは、ツールを活用してワークフローを効果的に自動化する方法を探ります。
ClickUp：ワークフロー自動化設定の起爆剤 ClickUp は、以下のためのオールインワンの仕事管理ツールである。
ワークフローの管理 ワークフロー、プロジェクト、チーム、タスク、チェックリスト、ドキュメントを管理します。その中核には強力な自動化エンジンがあり、ユーザーはより高度な戦略的仕事に集中することができます。 クリックアップ自動化 が起きたら、それをやること」という原則に従う。これは3つの主要な要素で構成されています：
- トリガー：自動化を開始するイベントやアクションです。例えば、タスクが作成された、期日が近づいた、特定のステータスが変更されたなどである。
- 条件:これらは、自動化が実行される前に満たされなければならないオプションの条件です。例：タスクが特定の人に割り当てられている、または特定のプロジェクトに属している場合にのみ自動化が実行されるかもしれない。
- これらのタスクは、トリガーと条件が満たされたときに自動的に実行されます。タスクの割り当て、期日の変更、通知の送信、カスタムフィールドの更新などです。
ClickUp Automationsでトリガー、条件、アクションを設定してタスクを効率化し、生産性を向上させましょう。 ClickUpブレイン はAI自動化ビルダーで、スペース、フォルダ、リスト上でトリガーとアクションを使用してカスタマイズされたワークフロー自動化を作成します。
使い方は以下の通りです。
1.スペース、フォルダ、リストを開きます。 2.自動化]をクリックします。 3.希望の自動化の説明を入力する。(例：タスクがアクティブになったら、それをアレックスに割り当てる。） 4.自動化を作成]をクリックします。 5.AIがあなたの説明に基づいて自動化を提案します。完璧でない場合は、必要に応じて修正することができます。 6.納得がいったら、自動化を有効にする
例:複数のActiveステータスがある場合、AIは一般的な'Change assignees to Alex'アクションを提案するかもしれません。その後、自動化をトリガーしたいステータスを正確に指定することができます。
ClickUp Brainを使えば、時間のかかる反復タスクを合理的で効率的なプロセスに変換できます。
クリックアップの100以上のすぐに使える ワークフロー自動化テンプレート を使用して、一般的なワークフローを実装できます。
テンプレートの閲覧方法
- テンプレートは自動化メニューに保存され、移動、ステータス、作成などのカテゴリーに分類されています。
- スペース、フォルダ、リストへの自動化の適用
- 自動化モデルを開くには、Add Automationをクリックします。
自動化テンプレートはどうやって設定するのですか？
1.左のメニューからカテゴリーを選択します。 2.テンプレートをクリック 3.必要な情報を完了する 4.作成」をクリック
100以上のClickUpワークフロー自動化テンプレートを使ってタスクや更新を自動化します。
ClickUpのダイナミック担当者を使えば、タスクを作成した人、タスクを見ている人、アクションをトリガーしている人に基づいて自動的にタスクを割り当てることができます。
ダイナミック担当者の使い方
- 管理者はClickAppsの設定でこの機能のオン/オフを切り替えることができます。
- 担当者の追加: タスクビューで担当者のアバターをクリックし、追加の担当者を選択します。
- 担当者の削除: 担当者のアバターにカーソルを合わせ、×アイコンをクリックします。
- 担当者のアバターにカーソルを合わせ、再割り当てアイコンをクリックします。
- Sort by assignees: リストビューとボードビューで複数の担当者でタスクをソートする。
- Filter by assignees:タスクビューで複数の担当者でタスクをフィルタする
この機能の最も優れた点は、担当が変更されると自動的にチームに通知されることです。
ClickUpのDynamic Assigneesを使えば、タスクを常に自動的に適切な担当者に割り当てることができます。
ClickUpのプロジェクトショートカットで、特定の場所内のタスクの担当者やウォッチャーを事前に定義することで、タスクを適切な人に割り当て、更新をプロンプトで共有することができます。
ClickUp Project Shortcutsで、手作業をなくし、エラーを減らし、一貫性を確保し、結果を出すことにチームを集中させましょう。
ClickUpの電子メール自動化機能を使えば、特定のアクションに基づいて電子メールを自動送信し、クライアントを常に把握し、タスクリマインダーを送信し、プロジェクトの進捗をパートナーに通知し、顧客からのフィードバックにプロンプトで対応することができます。
クリックアップで自動化電子メールを作るには？
- 自動化とメールClickAppsを有効にする：これらが作業スペースの設定で有効になっていることを確認してください。
- 自動化を適用したいスペース、フォルダ、リストに移動します。
- 新しい自動化を作成する：自動化>ブラウズ>電子メールに移動します。
- トリガーを選択：いつ電子メールを送信するかを選択する（タスクが作成されたときなど）
- 電子メールのカスタム: 送信者、受信者、件名、本文を設定します。タスク名、期日などの変数を使用します。
- 自動化: 設定を保存する。
タスクアクション、フォーム提出、その他のトリガーに基づいて電子メール送信を自動化することで、コミュニケーションを効率化します。
ClickUpの監査ログ機能により、自動化ステータスのアクションを確認し、詳細な場所情報により特定の変更を特定し、調整を行い、ワークスペースを管理することができます。
監査ログで追跡されるイベントとは？
- ユーザーログ：ログイン、役割の変更、ユーザー招待など。
- タスクの作成、削除、編集、担当者の変更など。
監査ログへのアクセス方法と検索方法
1.左上のワークスペース アバターをクリックします。
2.監査ログ] を選択します。
3.ユーザー] タブまたは [タスク] タブを選択して、目的のログをビューします。
4.右側のフィルタを使用して検索します：
1.日付
2.ユーザー
3.ステータス（成功/失敗）
ClickUpの監査ログは、すべての自動化活動の包括的な履歴を一元化した場所にアクセスするのに最適です。
ClickUpの監査ログで、変更を簡単に追跡し、問題をトラブルシューティングできます。
ClickUpのもう一つの便利な機能である AIによるワークフロー自動化 は、AIが生成したカスタムフィールドをタスクやプロジェクトに追加できることです。特定のイベントに基づいてカスタムフィールドの更新をトリガーし、タスク概要、プロジェクト更新、データ分析、顧客感情などの貴重な洞察をAIに入力させます。
ClickUpのAIアクションで、顧客感情レポートの作成、複雑なプロジェクトの要約、タスク進捗の分析が可能。
最後に、ClickUpはお気に入りのアプリを接続するための統合とwebhookを提供しています。統合ワークフローを作成し、HubSpot、GitHub、Twilioなどのプラットフォーム間でタスクを自動化できます。また、カスタムのWebhookを作成して他のツールと統合することもできます。
こちらもお読みください 2024年のタスク自動化ソフトウェアトップ18（定義と例）
クリックアップワークフロー自動化のメリット
ClickUpのワークフロー自動化機能は、シンプルさとパワーの強力な融合を提供します。ユーザーフレンドリーなインターフェイスにより、チームは基本的なタスクの委任から複雑なマルチフェーズまで、カスタマイズされたプロセスを構築することができます。
- ClickUpの自動化により、チームは平凡なタスクから解放され、戦略的で価値の高い仕事に時間を割けるようになり、効率性が向上します。
ClickUpでワークフローを自動化し、生産性を向上させましょう。
- 自動化されたワークフローはエラーを最小限に抑え、一貫したタスク完了を保証します。
- ClickUpの自動化された依存関係とリマインダーにより、チームはプロジェクトの概要を明確に把握することができ、遅延やボトルネックを防ぐことができます。
- ClickUpのリアルタイムのプロジェクト可視性、自動化された通知、コメントにより、全員に情報が提供され、協力的で生産性の高い仕事環境が促進されます。
- ClickUpの自動化されたタスク割り当てと進捗追跡により、個々の責任の明確なフレームワークが構築され、チーム内の所有権が促進されます。
詳細はこちら
/参照 https://www.trustradius.com/reviews/clickup-2023-01-11-11-53-14 バンク・グロスターのマーケティング・マネージャー、デレク・クレメンツ氏 /%href/
クリックアップのワークフロー自動化についてこう語る：
私に割り当てられたすべてのタスクとプロジェクトを、開始日、期日、メモとともに素早く入力することができます。開始日が来るたびに、そのタスクが現在のプロジェクトリストに自動的に追加されるように自動化を設定できます。
/参照 https://www.trustradius.com/reviews/clickup-2023-01-11-11-53-14 デレク・クレメンツ /%href/
, マーケティング・マネージャー（BankGloucester出身
ワークフロー自動化における一般的なボトルネックとその軽減方法
ワークフローの自動化はビジネスに大きなメリットをもたらしますが、導入が難しい場合もあります。よくある課題と、それを克服するためのヒントを確認してみましょう。
1.従業員がワークフロー自動化の導入に抵抗する可能性がある。
これは、失業の恐れ、新しいテクノロジーへの適応の難しさ、または慣れ親しんだ手動プロセスへの嗜好が原因かもしれない。
これを克服するために、次のことができる：
- 自動化が、雇用のセキュリティや効率性の向上など、すべての人にどのようなメリットをもたらすかを伝える。
- 所有権構築のプロセスに従業員を参加させる。
- 入念なトレーニングプログラムを通じて、従業員が新しいシステムを使いこなせるようにする。
2. ワークフロー自動化を既存システムに対応させることは困難である。
これは、互換性のないデータフォーマット、システムアーキテクチャ、セキュリティプロトコルが原因であることが多い。
この課題を克服するには、以下の方法があります。
- 重要度の低いプロセスから着手し、潜在的な問題を特定する。
- データマップを作成し、システム間のスムーズなデータ転送を確保する。
- 最新のシステムで提供されている構築済みコネクタを使用する /コネクターを使用する。 https://clickup.com/ja/blog/10498/undefined/ ワークフロー管理 /ワークフロー管理 ソフトウェア
3.データの不整合は自動化を混乱させる。
自動化システムに入力されるデータに一貫性がなかったり、不正確だったりすると、出力やプロセスにエラーが生じる可能性がある。例えば、営業自動化ツールが不正確な顧客データに依存している場合、誤ったレポートを作成したり、誤ったコミュニケーションを送信したり、誤った推奨を行ったりする可能性がある。
この課題を克服するためには、次のような方法があります。
- データの収集、保存、使用方法のルール設定
- データのエラーや不整合を修正する
- データが正確で完了するようにする。
- データ品質に目を配り、問題を早期に発見する
4. 機密データを使用するワークフローを自動化する必要があるかもしれません。
データ漏洩や不正アクセスにより、自動化ワークフロー内の機密データが危険にさらされる可能性があります。
この課題を克服するには、以下の方法があります。
- 暗号化やアクセス制御のような強固なセキュリティ対策を使用する。
- データセキュリティに関する従業員教育
- セキュリティ脅威に関する最新情報を入手し、プラットフォームのセキュリティ機能を利用する
ClickUpでチームのワークフローを加速する
ワークフローの自動化はもはや未来的な概念ではなく、ビジネスオペレーションに革命をもたらす実用的なツールです。財務プロセスの合理化から営業パイプラインの最適化まで、その可能性は膨大であり、そのメリットは否定できません。効率の向上、エラーの削減、納期の短縮、データに基づく洞察は、ほんの始まりに過ぎません。
ClickUpは、直感的なワークフロー自動化プラットフォームであり、あらゆるサイズのビジネスが独自のニーズに合わせたワークフローを設計し、実装できるようにします。
ワークフローの自動化は、チームの潜在能力を最大限に引き出します。
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